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L’accoglienza dei visitatori e la loro registrazione sono aspetti fondamentali di una manifestazione espositiva e non.
IDS è specializzata nell’assistere le organizzazioni sia nella fase di pre-registrazione, sostanzialmente su Internet, che in quella della registrazione sul posto, cioè durante la manifestazione, al termine della quale verrà consegnato un completo database nel formato elettronico preferito dal Cliente, redatto nel pieno rispetto delle Leggi (nazionali e non) sulla privacy.
Pre-registrazione su Internet (on-line)
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La pre-registrazione su Internet dei partecipanti ad un evento consente di semplificare di molto e di velocizzare l’attività di reception sul posto anche mediante la creazione delle cosidette “fast track lanes”, riservate appunto ai partecipanti pre-registrati, e di realizzare cospicui risparmi di denaro e tempo in quanto i dati di pre-registrazione sono già in formato elettronico. Inoltre, fornisce un’utile previsione sul numero dei visitatori e sulla loro provenienza.
IDS, oltre a mettere a disposizione della sua Clientela un sito web temporaneo ove gli interessati possono pre-registrarsi riempiendo una scheda, alla quale si può accedere da qualunque sito, è anche organizzata per raccogliere per telefono, con un numero verde, via fax, o per posta, le iscrizioni dei partecipanti. Il database risultante, inoltre, può essere gestito da IDS per produrre mailing corredate di badge personalizzati e/o autoimbustanti o per creare liste per attività varie.
Nel caso del riempimento della scheda on-line, al momento in cui viene trasmessa il software, IDS automaticamente invia un messaggio di conferma all’indirizzo indicato in essa, con ciò verificando che almeno questo è esatto. Nel messaggio, oltre ad utili informazioni, è inserito un codice a barre e viene invitato il richiedente a stampare il messaggio di conferma e di portarlo con se alla reception. In tal caso, l’operazione di registrazione sarà fortemente velocizzata e semplificata, potendosi anche utilizzare le “fast Track Lanes”. Qualora però non fosse stato stampato o non fosse stato portato all’arrivo, la registrazione sarebbe sempre semplificata potendo la pre-registrazione essere recuperata accedendo da varie chiavi.
E’ inoltre possibile anche inviare sul telefonino del pre-registrato, con SMS o MMS, il codice di pre-registrazione sotto forma numerica o di codice a barre.
Registrazione sul posto (on-site)
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La IDS mette a disposizione degli Organizzatori di un evento tutto quanto occorre per permettere la registrazione sul posto dei partecipanti.
E ciò è possibile per Eventi di qualunque dimensione, da una sola “postazione” a centinaia.
Più dettagliatamente, IDS:
- fornisce hardware (PC, Server, Stampanti di badge, Lettori di codici a barre, Macchine fotografiche digitali, accessori e materiali di consumo)
- fornisce software (estremamente sofisticato e “user friendly”, adattato all’Evento specifico)
- realizza e fornisce le schede di registrazione (con codice a barre)
- crea eventuali reti elettriche e telematiche temporanee
- effettua le necessarie istallazioni, rimozioni e prove
- addestra e controlla il personale operativo (nell’ipotesi che non sia personale IDS)
- elabora i dati e fornisce i report richiesti dall’Organizzatore
Sottolineiamo che IDS è sempre presente con suo personale per l’assistenza tecnico-operativa, anche in Eventi di modeste dimensioni.
I partecipanti non pre-registrati riempiono al loro arrivo delle schede adeguatamente predisposte (da IDS, d’accordo con gli Organizzatori), o consegnano alle hostess della reception le schede di registrazione già compilate, ricevute in precedenza da parte degli Organizzatori, degli Espositori o altri.
Sarà certamente benvenuto anche un loro biglietto da visita che la receptionist spillerà sulla scheda. In breve tempo, nel giro cioè di qualche decina di secondi, verrà loro consegnato un badge individuale contenente i loghi ed i dati dell’evento e un codice a barre univoco (nel caso abbastanza insolito di registrazione non-nominativa) oppure anche i suoi dati individuali ed aziendali ( registrazione nominativa).
Nell’uno e nell’altro caso, il codice a barre presente sul badge permetterà l’effettuazione di tutte quelle operazioni di rilevazione passaggi di interesse sia degli organizzatori che di eventuali espositori.
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