Nell’ambito dei congressi è frequente la richiesta di servizi innovativi.
Fra questi sono frequentemente richiesti:

• realizzare il software specifico per l’evento
• mettere a disposizione necessario hardware
• creare eventuali reti elettriche e telematiche (LAN)
• effettuare prove, istallazioni e rimozioni dell’hardware
• fornire l’assistenza tecnica durante tutte le sessioni
• raccogliere ed elaborare i dati

Le tecnologie utilizzate possono essere:

senza schede cartacee.
In tal caso vengono utilizzate “cabine” nelle quali vengono istallati PC con schermi che permettono di effettuare scelte, solitamente, semplicemente “toccando” icone corrispondenti all’opzione o al nominativo prescelto (tecnologia “touch screen”).
Volendo, nella cabina possono anche essere istallate stampanti che consentono di ripetere la scelta sotto forma cartacea, sostanzialmente da utilizzare in caso di controllo o contestazioni

con schede cartacee
In tal caso IDS cura:

• la stampa delle schede
• la lettura delle schede (mediante lettori di codici a barre o con scanner veloci)
• l’assistenza tecnica all’operazione

MESSAGE CENTER
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Nell’ambito dei Congressi, sopratutto medici, è molto frequente la richiesta di scambiarsi messaggi fra Partecipanti.
Finora ciò avveniva affiggendo dei foglietti manoscritti su una grande lavagna suddivisa in rettangoli corrispondenti alle lettere dell’alfabeto.
IDS ha invece realizzato un software in grado di ricevere e far leggere messaggi su uno o più computer posti nell’area congressuale.
Il programma impiega simboli, icone e schermate molto “user friendly”, quindi facilmente utilizzabili anche da chi non usa frequentemente un PC.
Il message center può essere costituito da una sola o da più stazioni collegate in rete telematica fra di loro. Ognuna di esse è costituita da un lettore  di codici a barre integrato ad un PC ed eventualmente da una stampante. Il programma può essere aperto solo avvicinando il badge dell’interessato. Ciò garantisce una certa riservatezza (solitamente sufficiente).
Il partecipante avvicina il suo badge al lettore che automaticamente apre il programma con una schermata che indica se esistano messaggi non letti lasciati da parte di altri colleghi o se voglia invece inviarne. Nel primo caso, mediante un semplice click col mouse, si apre il messaggio (od i messaggi) che potrà poi essere cancellato o stampato. Nel secondo, verrà mostrata un’altra schermata nella quale si potrà selezionare il nome del destinatario (o i nomi dei destinatari se lo stesso messaggio deve raggiungere più persone) e si potrà digitare il testo da inviare. Il programma prevede anche la possibilità di trasmettere il messaggio, in alternativa o in aggiunta, al telefono cellulare dei colleghi.
La procedura di lettura e di scrittura dei messaggi permette la gestione di un buon numero di unità con tempi di attesa abbastanza brevi. Tutto il servizio si presta infine ad essere sponsorizzato data la appariscenza delle stazioni di controllo e la possibilità di apporre loghi e scritte promozionali sia in prossimità delle postazioni, che sul monitor in posizione di stand-by che sulle eventuali stampe.

CYBER CAFE'
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Consiste nella realizzazione di aree nelle quali il congressista, oltre ad un ambiente piacevole e rilassante (caffè) trova quegli strumenti informatici, e cioè innanzitutto computer ed accessori, che permettano un agevole e veloce accesso ad Internet, che è sempre più un indispensabile strumento di lavoro.

GESTIONE E VOTAZIONE DI POSTER
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E’ un programma interattivo che permette uno scambio d’informazioni scientifiche fra relatore e congressisti sui vari casi mostrati nei vari poster presentati.

CASI CLINICI
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E’ un programma analogo al precedente che permette di stimolare l’interesse dell’audience su casi clinici trattati nei seminari.

PROGRAM TRACKING
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E’ una specie di catalogo informatico che permette al congressista di seguire i lavori monitorando continuamente i contenuti dei seminari e delle altre attività che vengono svolte durante il Congresso.

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA
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IDS dspone dell’esperienza, dell’hardware & software, di personale e spazi di lavoro che consentano di effetuare, per conto della sua Clientela, compiti di segreteria organizzativa che durino anche lunghi periodi.
Allo scopo mette a loro disposizione, i suoi uffici dotati di ogni necessità: mobilio, pc, stampanti, riscaldamento, condizionamento, posteggio, linee telefoniche e fax dedicate, oltre ovviamente ad un sito on-line, per ricevere ed inviare comunicazioni di ogni tipo.

MAILING
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IDS può surrogarsi all’Organizzatore nell’effettuazione di compiti affini alla sua esperienza informatica, ad es. la mailing di inviti o di badge a potenziali visitatori a determinati eventi (ad es. Fiere).
Questo tipo di servizi si rivolgono sovente ad un numero notevole di soggetti (anche decine di migliaia) e presuppongono quindi avanzati strumenti per ridurre tempi e costi d’effettuazione.

DATA ENTRY
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IDS dispone di personale, spazi, hardware e software per permettere di realizzare anche imponenti operazioni di trasferimento dati manoscritti o dattiloscritti in adeguati database.
Il suo servizio centrale di controllo della qualità è in grado inoltre di garantire che i dati forniti abbiano un elevato grado di affidabilità.

STAZIONI INFORMATIVE COMPUTERIZZATE
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Viene posto al di là degli ingressi di un Evento che comporti la presenza di stand espositivi, ad es. Fiere, un botteghino con hostess che stampano in tempo reale informazioni su nome e ubicazione degli Espositori in grado di fornire determinati prodotti o servizi.

• la lista degli Espositori rispondenti ai criteri di ricerca
• una piantina della Fiera che ne evidenzia l’ubicazione

possono contenere loghi di sponsor anche non necessariamente Espositori nell’Evento.

Il software è inoltre in grado di fornire a ciascun Espositore (magari sotto forma di pagamento extra), a fine Fiera, l’elenco dei visitatori che hanno richiesto i loro prodotti o servizi, utilizzabile soprattutto nel caso che non sia poi andato nel suo stand.
Questo servizio si presta in modo ottimale ed essere sponsorizzato. Infatti l’ubicazione del botteghino (subito dopo gli ingressi) rende molto evidenti loghi e scritte di sponsor che vi si possono applicare, e le indicazioni stampate sui fogli informativi sono lette da un cospicuo numero di visitatori.

SCHEDE DI VALUTAZIONE
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IDS è in grado di effettuare un servizio completo di raccolta dati espressi mediante schede di valutazione.

Il servizio comprende:

• Stampa delle schede
• Lettura delle schede

• Codici a barre
• Scanner ottici ad lata velocità

• Preparazione e stampa delle schede contenenti le domande e le possibili opzioni di risposta sotto forma di codici a barre (quiz)
• Messa a disposizione dei lettori di codici a barre
• Addestramento del personale che effettua le interviste
• Lettura ed elaborazione dei dati raccolti

E’ da notare che lo stesso servizio può effettuarsi anche mediante Televoto (v. sez. specifica nel ns. sito)

GESTIONE ASSEGNAZIONE POSTI TAVOLO
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IDS ha realizzato un software che permette di assegnare e gestire i posti a tavola, ad es. in occasione di cene o incontri con numerosi partecipanti.

GESTIONE ASSEGNAZIONE POSTI TEATRO/SALA
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IDS ha realizzato un software che permette di assegnare e gestire i posti in un  teatro o in una sala con numerosi partecipanti.

GESTIONE INCONTRI “One to One”
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IDS ha realizzato un software che permette di gestire incontri programmati.
A titolo di esempio: Buyer che intendono visitare Espositori in un determinato Evento, Delegazioni che desiderano visitare Espositori in una Fiera, Visitatori che intendono incontrare potenziali Clienti in meeting organizzati ad hoc, ecc.
Il programma consente ad una delle due parti di richiedere un incontro all’altra, esprimendo la sua volontà e le sue preferenze di data ed ora, riempiendo un formulario predisposto da IDS e domiciliato su una pagina del sito relativo all’Evento.
Il software permette la verifica della compatibilità fra i vari incontri e la stampa della relativa agenda